Quodoc functies

Maecenas bibendum tellus in aliquet molestie.

extra functies die u het leven extra makkelijk maken

Al uw bestanden centraal opgeslagen en van overal toegankelijk. Ook onderweg. 

Opslaan en ordenen van bestanden

Organiseren van bestanden

Organiseer u net zoals u dat gewend bent op uw desktop. Voorzie mappen, documenten, foto's en andere bestanden van tags en andere metadata. Voeg extra intelligentie toe via de 'smart layer'.

Bulk uploads

Gebruik de drag-and-drop-functie van Quodoc om grote aantallen bestanden in één keer aan een map toe te voegen. De upload gebeurt in de achtergrond, terwijl u gewoon verder werkt.

Uploads door derden

Geef andere gebruikers specifieke rechten. Bijvoorbeeld om bestanden toe te voegen aan mappen waarvoor u expliciet de toestemming hebt gegeven.

Raadplegen van bestanden

Bekijk afbeeldingen in detail via de ingebouwde previewfunctie en blader door PDF-bestanden zonder ze eerst te moeten downloaden.

Live synchronisatie

Via de websocket-technologie worden gebruikersaccounts live gesynchroniseerd. Zo krijgen ze nieuw toegevoegde mappen, bestanden, gebruikers en andere aanpassingen onmiddellijk te zien, zonder hun browser te moeten 'refreshen'.

Alle bestandsformaten

Quodoc ondersteunt alle gangbare bestandsformaten en voorziet uw documenten automatisch van een thumbnail. Op eenvoudig verzoek voegen we eender welk minder gebruikelijk bestandsformaat graag voor u toe.

Zoeken en vinden van bestanden

Uitgebreid zoeken in Quodoc

Via de uitgebreide zoekfunctie zoekt u niet alleen op bestandsnaam, maar ook op tags en andere metadata zoals locatie, datum enz.

Razendsnel zoekresultaat

In luttele seconden vindt u in Quodoc mappen, bestanden, gebruikers en andere informatie. Combineer zoekwoorden om uw zoekresultaat te verfijnen of filter de resultatenlijst.

Zoeken in PDF-bestanden

Zodra een PDF-bestand is opgeladen indexeert Quodoc het volledige document. Zo kunt u nadien makkelijk uw pdf-documenten doorzoeken op specifieke woorden.

Jij behoudt de volledige controle.
Dus slaap gerust op je twee oren.

Bij Quodoc controleer jij wie toegang krijgt tot je bestanden. En bepaal jij wie toelating krijgt om mappen aan te maken en te beheren, files te uploaden, files te downloaden, anderen toegang te verlenen tot specifieke folders of bestanden enz.

Gebruikers en gebruikersgroepen

Gebruikers

In enkele kliks voeg je gebruikers toe en bepaal je welke rechten ze standaard krijgen toegewezen wanneer een nieuwe folder wordt aangemaakt. Indien gewenst kunnen deze rechten naderhand nog te 'overrulen' voor bepaalde folders. Zo blijft de volledige toegangscontrole tot jouw informatie in jouw handen.


Importeren van gebruikers

Gebruik de handige CSV-importfunctie om grote groepen gebruikers in één keer toe te voegen. Na de import worden gebruikers automatisch via e-mail verzocht om een wachtwoord aan te maken.

Gebruikersgroepen

Maak onbeperkt gebruikersgroepen aan en ken er gebruikersrechten aan toe. Voeg individuele gebruikers toe aan één of meerdere gebruikersgroepen.

Gebruikers zoeken

Zoek een gebruiker op voornaam, naam of e-mailadres. Of filter de gebruikerslijst op basis van de naam van een gebruikersgroep of andere gemeenschappelijke kenmerken.

Geautomatiseerd wachtwoordsysteem 

Na het aanmaken van een gebruiker (op basis van zijn e-mailadres) wordt er automatisch een e-mail gestuurd met een verzoek om een wachtwoord aan te maken. Elke gebruiker kan nadien op elk moment zelf zijn wachtwoord aanpassen.

Gebruikers blokkeren

Wil je  een gebruiker blokkeren zonder zijn account te verwijderen? Vink dan het 'blokkeer'-veld aan. De gebruiker wordt onmiddellijk de toegang tot je Quodoc-systeem ontzegt.

Verrijk folders en bestanden moeiteloos met extra parameters en labels.

Dankzij de ingebouwde intelligentielaag of 'smart layer' van Quodoc kan eender welke digitaal bestand automatisch op de juiste plaats worden opgeslagen, geanalyseerd, bewerkt en ter beschikking worden gesteld van eender welke persoon of softwaretoepassing. Denk aan apps, websites, crm-paketten of controle-instanties. Om maar enkele voorbeelden te noemen.


De intelligentielaag maakt daarvoor gebruik van de parameters en labels die in een bestand zijn opgeslagen. Dus hoe 'slimmer' een bestand is, hoe verder de automatisering kan gaan.



U kunt bestanden of mappen in Quodoc makkelijk manueel verrijken met extra informatie door het aanklikken van de juiste parameters of labels.  Dat proces kan ook geautomatiseerd worden. Door bijvoorbeeld binnenkomende bestanden automatisch te scannen op specifieke eigenschappen (bv. bepaalde woorden in een PDF of de hoofdkleur van een foto) en die informatie vervolgens automatisch aan het bestand toe te voegen.

Zo verrijkt u bestanden of folders met extra parameters of labels

Parameters

Welke informatie in een document of in een map met documenten voor u belangrijk is, bepaalt u zelf. Daarom kunt u in Quodoc zelf zoveel parameters aanmaken als nodig.


Door die gewoon aan of uit te vinken wijst u ze toe aan bestanden en folders. Die extra informatie is handig voor het auromatiseren van processen in de intelligentielaag (smart layer) van Quodoc, maar ook externe webdiensten maken er gebruik van wanneer ze data bij u komen ophalen.


Klinkt ingewikkeld?  Bekijk dan zeker onze inspiratie-voorbeelden.


Labels

In Quodoc kunt u bestanden 'taggen' met meerdere labels. Dat maakt het heel handig om ze nadien terug te vinden op basis van verschillende criteria. De tags kunnen bovendien meegestuurd worden naar externe applicaties en net als parameters gebruikt worden om processen te automatiseren. Bijvoorbeeld: 'Verwittig persoon A automatisch via e-mail telkens wanneer er een bestand getagd wordt met 'XYZ'.

API

Via de API (Application Programming Interface) kunt u Quodoc met elke digitale toepassing laten communiceren. Neem contact met ons op voor meer info over onze API.

Bezorg bestanden die op verschillende plaatsen zijn opgeslagen in één beweging aan collega's, klanten of leveranciers.

Alleen in Quodoc kunt u bestanden die in verschillende mappen of subfolders zijn opgeslagen met twee klikken samenbrengen in een nieuwe (verzamel)map. Zonder ze daarvoor te moeten verplaatsen of kopiëren. Vergelijk het met online shoppen: daar vult u uw winkelmand ook vanop verschillende pagina's in de webshop.

De verzamelmap (uw winkelmandje zo u wil) kunt u vervolgens downloaden voor eigen gebruik of verzenden naar collega's, klanten, leveranciers of andere betrokkenen.

Verzamel folders en bestanden

Verzamelen

Documenten die u gegroepeerd wil downloaden of aan iemand bezorgen, verzamelt u door ze in Quodoc te selecteren, net zoals u in een webshop producten selecteert.

U kunt dus bestanden aanklikken in verschillende mappen die u in Quodoc hebt aangemaakt.

Quodoc stelt hiermee een nieuwe, tijdelijke map samen, die u meteen kunt downloaden naar uw eigen computer of verzenden naar één of meerdere e-mailadressen. Ongeacht de grootte van de bestanden.

Verzamelmap

Verzenden

Verzenden van de volledige verzamelmap kan naar één of meerdere e-mailadressen gelijktijdig. Het e-mailbericht dat de bestemmeling krijgt kan uitgevoerd worden in uw eigen huisstijl.

Downloaden

Hebt u de verzamelde bestanden nodig voor eigen gebruik? Gebruik dan de ingebouwde downloadfunctie. De verzamelmap wordt integraal gedownload naar het gewenste apparaat.

Dispatch uw data op het juiste moment naar de juiste persoon of software.

Het ingebouwde dispatching-systeem van Quodoc zorgt ervoor dat bestanden manueel of volledig automatisch afgeleverd kunnen worden aan collega's, klanten, leveranciers of andere stakeholders. Of dat ze rechtstreeks als gegevensstroom aangeleverd kunnen worden bij externe software.


Het ingebouwde routingsysteem van Quodoc zorgt ervoor dat de juiste bestanden manueel of volledig automatisch bezorgd worden aan collega's, klanten, leveranciers of rechtstreeks als gegevensstroom voor externe software.

Dispatching van informatie, data of documenten (Automatisatie)

Notificaties

Bepaal welke gebruikers op welk tijdstip een e-mailmelding moeten ontvangen wanneer er een nieuw bestand is toegevoegd in Quodoc. U kunt deze functie afzonderlijk instellen per folder.

Dispatching naar applicaties

Integreer Quodoc naadloos in uw autmatisatieprocessen. Bepaal via de 'smart layer' wat er op welk moment ter beschikking moet staan van uw bedrijfssoftware of van  externe applicaties.

Dispatching via API

Ga aan de slag met onze API om zelf de dispatching van uw data of documenten te configureren. Contacteer ons voor meer info over onze API. 



Collecties - stel zelf virtuele folders samen met documenten uit verschillende mappen

Vaak is het handig om bestanden die om logische redenen in verschillenden folders zijn opgeslagen, toch samen te hebben. Om ze te gebruiken in een verkoopsgesprek bijvoorbeeld. Of om ze in één overzicht te presenteren op uw website.

Een collectie brengt uw documenten samen in een nieuwe, virtuele folder zonder dat u ze moet kopiëren of van plaats veranderen. Maar in tegenstelling tot een verzamelmap is een collectie permanent. U kunt die virtuele folder dus altijd en overal raadplegen, of de inhoud ervan gebruiken in eender welke digitale toepassing.


Collectie als virtuele folder van documenten in verschillende mappen

Collectie 'Project 24'

Een projectinrichter slaat alle producten die hij gebruikt op in een folder per merk.  


In 'Project 24'gebruikte hij producten van verschillende merken. Dus om het project als referentie te tonen op zijn website, klikt hij die producten samen tot een collectie en voegt hij er ook nog enkele foto's aan toe van het gerealiseerde project. Klaar. 

Maak collecties die u digitaal kunt aanbieden aan eender welke software-toepassing

Een collectie is een verzameling van bestanden die opgeslagen zijn in een of meerdere folders in Quodoc. Die bestanden (foto's, documenten, ...) moet u daarvoor niet kopiëren of van plaats veranderen, Quodoc haalt ze gewoon op waar ze staan, op het moment dat dat nodig is. Om ze te tonen in uw ordersysteem bijvoorbeeld, of in uw website.


U kan in Quodoc zo veel collecties maken als u wenst. Die kunnen via de API beschikbaar gemaakt worden voor eender welke digitale toepassing.

Collecties maken en koppelen met applicaties

Collecties beheren  

Collecties zijn handig om verzamelingen te maken van foto's en documenten die verspreid staan over uw Quodoc-database, zonder ze 'fysiek' te moeten verplaatsen.


Collecties aanmaken en benoemen doet u in Quodoc net zoals u dat met folders doet. 


Bestanden toevoegen

Een bestand toevoegen aan een collectie doet u gewoon door het betrokken bestand in Quodoc 'aan te vinken' als behorend tot die collectie. Op die manier blijft het bestand op zijn originele locatie in uw Quodoc-database staan en krijgt u een soort virtuële folder die u via de API kan koppelen aan om het even welke interne of externe applicatie.

API

Via de API (Application Programming Interface) kunt u Quodoc met eender welke digitale toepassing laten communiceren. Neem contact met ons op voor meer info over onze API.