Efficiënt asset management voor (woon)zorgcentra.

Omdat het beter kan én voordeliger.

Startpositie
icon elevator
Tillift
icon fridge
Inbouwfrigo
icon bed
Zorgbed
icon room
Kamer
icon bloodpressure
bloeddrukmeter
icon tv
Televisie
icon chair
Relaxzetel

Demokamer WZC Astoria (fictief woonzorgcentrum)

Efficiënt asset
management voor (woon)zorgcentra.

Omdat het beter kan én voordeliger.

Tillift - Asset

De uitdaging

Stel,

je bent assetmanager in een woonzorgcentrum. Je bent dus verantwoordelijk voor ‘alle activa die nodig zijn om optimale zorg en comfort te bieden aan de bewoners’, gaande van medische apparatuur en hulpmiddelen, over meubels en IT-apparatuur, tot eventueel het gebouw zelf.

Beeld je nu in

  • dat elk cirkeltje hierboven een document is, 
  • dat meerdere van die documenten gerelateerd kunnen zijn aan hetzelfde toestel, terwijl ze
  • op verschillende afdelingen bewaard worden
  • in een historisch gegroeid samenraapsel van classeurs, excel-files en databases
  • op interne en externe harde schijven en servers.

Hoeveel tijd verlies je dan?

Iedere dag opnieuw, gewoon om je job te doen. En hoeveel tijd verliezen je collega’s die geacht worden te doen waar zij voor zijn opgeleid: zorg verlenen.

Of met andere woorden: hoeveel tijd zou je kunnen winnen als alleen al het onderhoud en herstellen van alle assets in jouw organisatie efficiënter kunnen worden gepland?

De oplossing

Een virtueel paspoort voor elk object

Quodoc centraliseert alle relevante data en documenten van elk asset gedurende zijn hele levenscyclus in een ‘Virtueel Paspoort’, en maakt al die informatie direct toegankelijk.

  • via een bijzonder gebruiksvriendelijk dashboard op je laptop
  • op je smartphone, via een code op het toestel zelf

Quodoc maakt daarvoor gebruik van een hiërarchische indeling, waardoor documenten die van toepassing zijn voor alle assets van een bepaald type (denk aan handleidingen, instructievideo’s e.d.) nooit dubbel moeten worden ingegeven of geüpdatet.

Asset-categorie

Deze overkoepelende classificatie (blauwe buitenste cirkel) bundelt gelijkaardige assets op basis van functie, type of gebruik. Denk aan ‘Medische toestellen’, ‘Witgoed’, of ‘Sanitair’. 

Asset-type

Een asset-type (groene cirkel) is een verzamelnaam voor een groep objecten met gelijkaardige eigenschappen en gebruiksdoeleinden. Denk aan ‘elektrisch verstelbare ziekenhuisbedden’ of ‘infuuspompen’.

Asset

Elk asset is een uniek object. Waar een asset-type de generieke eigenschappen bundelt, spreken we hier over eigenschappen die van toepassing zijn op het individuele toestel of item (witte cirkel).

Assetbeheer

Inventariseer.
Automatiseer.
Beheer.

1. Kostenbesparend  —  Quodoc bespaart (woon)zorgcentra tijd én middelen op gebied van assetbeheer.

2. Flexibel —  Quodoc reduceert handmatige asset-processen tot het absolute minimum en vereenvoudigt assetmanagement via automatisatie en slimme meldingen.

3. Efficiënt —  De intuïtieve userinterfaces van Quodoc zijn perfect afgestemd op de noden van verschillende gebruikers en gebruikersprofielen.

4. Intuïtief  —  Quodoc laat zich naadloos inpassen in bestaande procedures en softwaresystemen, maar functioneert net zo goed als losstaande asset-management-oplossing.

5. Wetgeving  — Quodoc helpt zorginstellingen om moeiteloos te voldoen aan wettelijke verplichtingen rond hun assets zoals MDR en ISO 27001.

DOWNLOAD WHITEPAPER 
Quodoc preview laptop en mobiel

Hoe werkt Quodoc assetmanagement in de praktijk?

Bekijk de online demo

Structuur & hiërarchie 

  • Categoriseer assets per type of gebruik.
    Denk aan IT, medisch materiaal, voertuigen, zorghulpmiddelen, enz.

  • Cluster assets per ruimte of zone (bv. kamer, technische ruimte, verzorgingskar).

  • Beheer meerdere vestigingen of afdelingen vanuit één dashboard.

Labelen & identificeren

  • Simultane ondersteuning van meerdere unieke identificators (ID): QR-codes, serie-nr., inventaris-nr., enz.

  • Mobiele scanfunctie voor snelle identificatie via smartphone of tablet.

  • QR-code creatie vanuit Quodoc.

  • Publieke QR-codes of afgeschermde QR-codes  (enkel voor inter gebruik).

Documentbeheer

  • Eénmalige koppeling van documenten aan assettypes vermijdt dubbele opslag

  • Asset-ID gebonden documenten zoals onderhoudsrapporten, keuringen, enz.

  • Subindeling (folders) op assetniveau
  • Alle documenttypes mogelijk

  • Toevoegen van Metadata (voor snel opzoeken en filteren) 

  • Ondersteuning voor foto- en videomateriaal

Levenscyclusinformatie (Data)

  • Toevoegen van assetdata (Bv. onderhoudsdatum, garantietermijn, onderhoudscyclus, locatie, enz.)
  • Dataverrijking via externe databronnen (API)
  • Logboek per asset

Locatiebeheer

  • Toewijzing van ruimte-ID’s aan locaties

  • Overzicht van assets per ruimte voor audits, verhuis of interventie

  • Geotracking voor verplaatsbare assets
  • Geotracking voor voertuigen (+ tracking-historiek)
Automatiseer

Slimme lijsten

  • Stel triggers in voor onderhoudstaken op basis van tijd (bv. jaarlijks) of status (bv. defect).

  • Wijs taken automatisch toe aan techniekers of verantwoordelijken.

  • Dynamische kalender op basis van onderhoudscyclus, past zich aan na interventies of bij toevoeging van nieuwe toestellen.

Statusbeheer

  • Gebruik van standaard statussen zoals:

    ‘OK’ / ‘Onderhoud’ / ‘Buiten dienst’ / ‘Vervanging

  • Automatische statuswijzigingen bij acties

  • Real-time overzicht van actuele toestand van assets 

Dataverrijking

  • Automatische aanvulling van gekende data bij het onboarden van assets
  • Attesten of verslagen automatisch linken aan aan het toestel vanuit externe software 
  • Koppel externe applicaties (in twee richtingen) en houd assetinfo up-to-date en gesynchroniseerd.

Wijzigingsgeschiedenis (audit trail)

  • Volledige logging van alle acties per asset: wie deed wat, wanneer, en waarom

  • Essentieel voor audits, incidentopvolging en aansprakelijkheid

Herinneringen & waarschuwingen:

  • Notificaties wanneer onderhoud gepland staat, achterstallig is of wanneer een toestel uit dienst gaat.

Beheer

Rapportages & dashboards 

    • Zoek via geavanceerde filters in alle datavelden.

    • Werk met interactieve dashboards voor interne medewerkers.

    • Geef externe gebruikers (klanten, leveranciers, enz.) toegang via eigen dashboard.

    • Exporteer moeiteloos lijsten (PDF, CSV, XLS) voor audits en inspecties.

    • Gebruik templates voor terugkerende rapportages.

    Rollen & verantwoordelijkheden

    • Interne toegang. Duidelijke toegangsprofielen per functie/rol binnen jouw organisatie.

    • Flexibel Instelbaar op maat van uw organisatie, afzonderlijk instelbaar op APP’s en dashboard 

    • Toegang mogelijk voor of externe techniekers

    • Toegang met twee-stapsbeveiliging

    Ticketsysteem

    • Ticketingysteem voor interne en externe meldingen, interventies en herstellingen

    • Koppeling van elke melding aan een specifiek assetobject

    • Automatische notificaties bij nieuwe meldingen of deadline-overschrijdingen

    Rolgebaseerde interface 

    • Gepersonaliseerde interfaces per gebruiker (technieker, verpleegkundige, preventie, enz.)

    • Intuïtief dashboard voor optimaal assetbeheer.

    • Mobiele app voor onderhoud en meldingen rechtstreeks vanaf de werkvloer

    • Unieke gebruikerservaring, aangepast aan elke rol

    Visueel & mobiel beheer

    • Mobiele app voor check-in/out, raadplegen van informatie en documenten, foto’s uploaden en updates toevoegen

    • Real-time updates en logging

    • Interface en functies afgestemd op rollen 

    BenIEUWD HOE QUodoc tegemoetkomt aan jouw ASSET-verwachtingen ?

    Contacteer ons voor een vrijblijvende babbel.

    We maken graag tijd voor een online gesprek, demo of een bezoekje bij jou op kantoor.

    info@quodoc.com of op het nummer +32 11 850 350. Het verplicht je tot niets.