Project management

PIM - Efficiënt beheer van productinformatie

Quodoc voor Product Information Management

Eén centrale plaats voor al uw productinformatie.

Een gestroomlijnde informatiestroom naar de juiste personen en naar interne en externe diensten en systemen. Centraliseren van informatie met betrekking tot producten en projecten en er nog een extra intelligentielaag bovenop plaatsen. Schakel Quodoc in als P.I.M. systeem.


Titel

Het probleem

Een bedrijf gespecialiseerd in kantoorinrichting op maat maakt daarvoor gebruik van drie 'leveranciers':


  • kantoormeubelen die ze zelf produceren
  • kantoormeubelen van derde partijen
  • meubelen die in de eigen ateliers op maat maken of aanpassen.


Bij ieder project zijn tal van interne en externe parijen betrokken, die allemaal over dezelfde informatie moeten kunnen beschikken:


  • de klant (meestal meerdere personen)
  • de architect
  • de interne projectverantwoordelijke
  • het intern ontwerpteam
  • leveranciers
  • de productieploeg
  • enz.


Eens een project gerealiseerd is zou het zo snel mogelijk digitaal ter beschikking gesteld moeten worden van het sales team, zodat zij het als referentie kunnen gebruiken in hun verkoopsgesprekken.


En als dat materiaal er dan toch is, zou het ook handig zijn om het in één moeite op de website te publiceren. 


De uitdaging?

De creatie van één centraal platform:


  • waarin zowel productinfo van de eigen producten als die van derde partijen makkelijk te vinden is (foto's, technische fiches,  enz.) 
  • van waaruit alle informatie die betrekking heeft op een project (van eerste moodbook tot foto's van de realisatie) makkelijk gedeeld kan worden met iedereen die die info nodig heeft  
  • waarin producten gekoppeld worden aan de interieurprojecten waarin ze zijn gebruikt en omgekeerd, zodat sales-medewerkers daar heel efficiënt hun verkoopsgesprek op kunnen baseren
  • van waaruit alle beschikbare product- en projectinformatie waar het bedrijf over beschikt heel gericht gestuurd kan worden naar mensen of digitale applicaties. Al dan niet geautomatiseerd.

Titel

De oplossing


Eén centraal PIM-systeem (Product Information Management):


  • waarin de marketingafdeling zowel het eigen productaanbod als dat van externe leveranciers op één plaats kan beheren
  • waar de sales-medewerkers op elk moment toegang hebben tot alle foto's van producten en gerealiseerde projecten
  • vertegenwoordigers op die manier heel efficiënt voorbeelden kunnen tonen aan (potentiële) klanten en aan het einde van het eerste gesprek een heel concrete briefing mee naar huis nemen voor de interieurontwerpers
  • dat de website automatisch aanvult met nieuwe producten, documenten en referenties
  • waarin een klant makkelijk de productinformatie, plannen, offertes en andere info die betrekking heeft op zijn project kan raadplegen
  • waarin een projectverantwoordelijke lees- en schrijfrechten kan toekennen aan de folders van een project
  • waarmee iedere projectmanager continu het overzicht op zijn projecten houdt
  • van waaruit alle relevante informatie gekoppeld kan worden met interne en externe systemen (CRM, salestool, enz.)


Titel

Het resultaat

  • Quodoc als als efficiënte centrale schakel tussen systemen en mensen. 
  • Voor de projecten wordt er handig gebruik gemaakt van folders met individuele rechten voor klanten, leveranciers en interne medewerkers. 
  • De productinformatie, zowel van de eigen producten als van die van externe fabrikanten, wordt beheerd door de respectievelijke marketingafdelingen.
  • De commerciële medewerkers kunnen gebruik maken van de projectinformatie die geautomatiseerd beschikbaar wordt gesteld op hun sales tools. In Quodoc kunnen ze presentaties op maat samenstellen dankzij de ingebouwde 'Collectie'-functie.
  • De marketingafdeling behoudt de controle over alle informatie en kan beschikken over een systeem waarbij alle digitale platformen automatisch aangevuld worden met referenties en productoverzichten.