Quodoc

Medische techniekers

Efficiënt beheer van verplichte certificaten

Onderhoudscertificaten voor medische apparatuur in ziekenhuizen en zorgcentra

Ziekenhuizen en zorgcentra zijn onderworpen aan verplichte keuringen van hun medische apparatuur. Ieder ziekenhuis moet daarvan op elk moment de nodige certificaten kunnen voorleggen.


Dit structureel onderhoud van medische apparatuur is een cruciaal onderdeel van een kwalitatieve gezondheidszorg. Maar de administratieve verplichtingen die het met zich meebrengt zijn enorm. De klassieke papierwinkel is bijzonder arbeidsintensief en inefficiënt. Bovendien houdt die een groot risico in op fouten of het verlies van informatie. Quodoc lost dit op.


Situatie

Het probleem


Service-techniekers voor medische apparatuur vullen bij iedere technische controle manueel de gepaste werkbon in. Die bon bezorgen ze samen met de verplichte technische certificaten en een datum voor de volgende onderhoud aan het ziekenhuis. Daarmee voldoen ze aan de strenge administratieve normen van de gezondheidssector.


Het grote probleem is echter de gigantische administratieve rompslomp die dit met zich meebrengt. Zowel voor de technieker als voor het zorgcentrum.


Overzichtelijk digitaal archiveren en wanneer nodig weer opzoeken om het aan deze of gene controleinstantie te bezorgen is tijdrovend. Bovendien vereist het van alle medewerkers dat ze de hiervoor opgestelde procedures heel nauwgezet volgen. Eén document in een foute map kan enorme gevolgen hebben.


Bestaande oplossingen zoals interne harde schijven en cloudoplossingen als Google Drive of Dropbox zijn helaas maar een deel van de oplossing.


De oplossing


Quodoc automatiseert het proces van inspectie van het medische apparaat tot en met de aflevering van de benodigde certificaten bij de betrokken instanties.


Gescande of digitaal ingevulde inspectieformulieren (op een tablet bv.) worden dankzij de intelligentielaag van Quodoc automatisch en foutloos op de juiste plek in het digitaal archief van het ziekenhuis opgeslagen. Op datum, per toestel en per (afdeling van het) ziekenhuis.


Afhankelijk van de noden haalt Quodoc hier ieder individueel formulier ook moeiteloos weer uit op. Bijvoorbeeld om het samen met de verplichte certificaten aan een inspectiedienst te bezorgen. Volledig geautomatiseerd, dus onder tussenkomst van een medewerker van het ziekenhuis.


Dankzij slimme zoekopdrachten of scanbare codes is ieder document via Quodoc moeiteloos terug te vinden. Of groepen van documenten. Denk aan 'alle certificaten van een bepaald toestel' of 'alle inspecitieformulieren van een bepaalde periode of afdeling'.


Resultaat: automatisatie en tijdwinst

Het resultaat


Quodoc stelt een service-technieker in staat om de inspectietijd voor medische apparatuur met 60% te verminderen en zijn dagplanning met 15% uit te breiden.


Dankzij Quodoc krijgt het ziekenhuis onmiddellijk na iedere inspectie, volledig digitaal en meteen opgeslagen in het juiste digitale archief:

  • een ondertekende werkbon
  • een document met het meetresultaat van het medisch toestel
  • het bijhorende certificaat
  • een samengesteld document met deze drie items
  • een interventiefolder


Quodoc bezorgt bovendien een geautomatiseerde samenvatting van deze informatie via e-mail aan de verantwoordelijke medewerker in het ziekenhuis of aan andere interne of externe partijen.


Quodoc levert ook een zelfklevend label met een QR-code af voor het geïnspecteerde toestel. Daarmee kan iedere technieker voor medische apparatuur heel eenvoudig alle documenten en certificaten die er van dat toestel bestaan snel opvragen en raadplegen. Zowel op desk- of laptop als op mobiele toestellen.


Dankzij tags en andere informatie die in ieder document is opgeslagen kunt u documenten bovendien ook moeiteloos groeperen op basis van alle gewenste eigenschappen. 

Bel ons voor een inspirerende babbel
over het automatiseren van uw verplichte keuringsdocumenten

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Praesent euismod quis ipsum vel sodales. Maecenas bibendum tellus in aliquet molestie. Integer augue massa, feugiat ac quam sed, iaculis accumsan justo.