Beheer bouwdocumenten

Efficiënt documentbeheer voor de bouwsector

Alle documenten altijd beschikbaar op iedere werf

Compleet registratie- en documentbeheer op de werf

In de bouwsector gelden strenge regels met betrekking tot documenten die al dan niet aanwezig moeten zijn op een werf. Sommige zijn verplicht, andere aanbevolen, sommige niet stikt noodzakelijk. Dat zorgt voor twijfel en onnodige stress.


Om die te voorkomen, kunt u met Quodoc op iedere werf op elk moment eender welk document oproepen. En indien gewenst meteen doorsturen naar de persoon die er om vraagt.


Situatie

Het uitgangspunt


Iedere dag checken duizenden arbeiders verplicht in en uit op werven in heel België. Dat betekent een enorme administratieve belasting voor al die aannemers die iedere medewerker iedere dag opnieuw moeten registreren bij de RSZ. Of die telkens opnieuw de nodige documenten moeten produceren voor buitenlandse arbeiders 


Dankzij WMW kunnen aannemers hun administratieve verplichtingen ten gevolge van CheckIn@Work alvast voor 90% automatiseren.


Maar wat als ook alle andere verplichte én niet verplichte werfdocumenten op ieder moment op iedere werf beschikbaar konden zijn?


Op een intelligente manier bovendien, zodat iedere betrokkene

  • altijd toegang heeft tot precies die info die voor hem bestemd is
  • zelf bestanden kan toevoegen, rechtstreeks in de juiste folder
  • automatisch een verwittiging krijgt wanneer er nieuwe documenten voor hem beschikbaar zijn
  • enz.

En dat controlerende instanties bovendien automatisch de vereiste attesten of certificaten op het juiste moment krijgen toegestuurd.


Dat zou pas administratieve vereenvoudiging zijn.

De oplossing


Een aannemer die in WMW een nieuwe werf aanmaakt, creëert daarmee ook automatisch een map in Quodoc. Daarin slaat hij vervolgens - manueel of geautomatiseerd - alle documenten op die op die werf betrekking hebben. Gaande van de plannen, over de bouwvergunning en werfverslagen tot het definitieve opleveringsverslag.


Door het toekennen van rechten krijgt vervolgens iedereen toegang tot die documenten die hem aanbelangen. Daardoor kan bijvoorbeeld iedere werfverantwoordelijke op elk moment de nodige documenten ophalen en tonen of doorsturen naar wie hem daar om vraagt.


In het geval van verplichte documenten die op gezette tijdstippen bij diverse instanties moeten aangeleverd worden, kan dit proces integraal geautomatiseerd worden.


Hetzelfde geldt voor een nieuwe werknemer. Wanneer een aannemer een nieuwe arbeider inschrijft, creëert hij automatisch een map voor die werknemer in Quodoc.


Daarin worden alle noodzakelijke documenten, attesten, certificaten en dergelijke meer samengebracht. In de meeste gevallen volledig automatisch.

Resultaat: automatisatie en tijdwinst

Resultaat


Dankzij Quodoc hebt u als aannemer niet alleen een perfect overzicht op alle documenten die betrekking hebben op elk van uw werven, u hebt er bovendien altijd en overal toegang toe. Daardoor is het bij een controle op een werf een fluitje van een cent om de nodige documenten voor te leggen.


Daarenboven zorgt Quodoc ervoor dat verplichte attesten en certificaten automatisch en tijdig naar de juiste controlerende instanties worden gestuurd. 


Tenslotte biedt Quodoc u de mogelijkheid om alle partijen die bij een werf betrokken zijn specifiek toegang te verlenen tot de bestanden die hen aanbelangen. En om in uw folders alle nodige documenten toe te voegen. Meteen op de juiste plaats in uw digitaal archief.